Rilascio di legalizzazioni e apostille
Gli atti e i documenti formati in Italia da far valere all'estero devono essere legalizzati, procedura che consiste nell’attestazione ufficiale dell’autenticità della firma e della qualità della persona che l’ha apposta (non certifica l'autenticità del contenuto dell'atto legalizzato) e di norma si svolge in due fasi: la prima è la legalizzazione da parte dell'organo italiano competente e la seconda la legalizzazione delle rappresentanze diplomatiche o consolari dello Stato di destinazione. Si applica solo a atti e documenti pubblici, come definiti dalla normativa nazionale e internazionale, pertanto non possono essere legalizzati o apostillati atti e documenti privati se non previamente sottoposti a una "trasformazione" in atti e documenti pubblici nei modi consentiti dalla legge (autentica, copia conforme, registrazione, data certa, etc.).
Esistono tuttavia accordi e normative comunitarie più favorevoli, che eliminano cioè la necessità della seconda legalizzazione da parte delle rappresentanze diplomatiche o consolari in Italia dello Stato di destinazione. Una di queste è la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 che ha introdotto la cosiddetta “Apostille”, prevista per gli atti da far valere nel territorio e solo per i cittadini degli stati firmatari della convenzione, che è un’attestazione che può essere apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora (purché esista una congiunzione materiale fra l'atto o documento e la relativa Apostille o la stessa venga apposta in forma elettronica: c.d. e-Apostille o e-APP): essa garantisce l'autenticità di un atto pubblico e la qualità legale dell'Autorità rilasciante in luogo della legalizzazione e deve essere apposta sull'originale dell’atto o documento rilasciato dalle autorità competenti del paese interessato da parte di una autorità identificata dalla legge di ratifica del trattato stesso.
In Italia la competenza per la l’apostille e la legalizzazione in linea di massima è così ripartita:
- per gli atti giudiziari sottoscritti da funzionari del Tribunale e della Procura e gli atti notarili sottoscritti dai notai del circondario di competenza (che abbiano depositato la firma) è competente la Procura della Repubblica presso il Tribunale al quale appartiene la giurisdizione;
- per tutti gli altri atti è competente la Prefettura-Ufficio territoriale del Governo territorialmente competente.
Ci si può quindi rivolgere all’Ufficio del Casellario della Procura della Repubblica (solo per gli atti di competenza come sopra riportati) dove deve essere depositato l’atto da legalizzare o apostillare con tutti gli allegati richiesti. Gli atti e i documenti da apostillare devono riportare il nominativo e la qualifica del firmatario indicati per esteso (apposti con timbro lineare, computer, macchina da scrivere, penna o altri mezzi indelebili) e devono avere impresso vicino alla firma il timbro indelebile dell'ente emittente, in quanto la loro indicazione costituisce elemento obbligatorio dell'Apostille.
In ogni caso, è esclusa la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti non firmati in originale (ad esempio fax o stampe di e-mail). L'attuale quadro normativo non consente neanche la possibilità di legalizzare o apostillare atti e documenti firmati digitalmente.
Non sono previsti costi e la legalizzazione e l'apostille non hanno scadenza (è superfluo apporne una seconda allo stesso atto o documento), mentre può averla l'atto o documento legalizzato o apostillato in base alle leggi dello Stato di destinazione.